経費の削減にも繋がるクラウド上で行うペーパーレス会議を活用

会議

ペーパーレス会議後の業務短縮について

私の勤務する医療機関では『カンファレンス』という患者さまの事について話し合う会議があります。病院の担当分野によって頻度は異なりますが以前に勤務していた救急病院では、毎日部署ごとの会議を行い患者さまの病状や今後の回復の見込み、病院から退院した後の対応はどうするかについて話し合っていました。
私が勤務して1~2年は紙運用であり、問題点は3つでした。資料作成と印刷の時間、資料は会議の場のみの利用、頻繁な紙資料の更新と引き継ぎ作業……と、会議前の資料印刷が業務負担となっていました。資料作成は患者さまの対応の合間や我々の休憩時間に行っていたものですから。その後、専用のクラウドソフトを使ったペーパーレス会議の運用が始まり、ソフト内の情報を更新しておけば担当者が不在であってもクラウド上で同じ情報のある画面を見て、書記担当は新たな対応の方針を入力し、担当者が出勤後にソフトをチェックし確認ができるようになりました。
ペーパーレス会議にしてから紙時代の情報の引き継ぎ、資料の印刷、書記の入力、資料の印刷、担当者への再引き継ぎ、と効率の悪い業務がクラウドソフトの更新、書記の入力、担当者が確認、と業務短縮が可能になりました。休憩時間の削減も残業も減り我々従業員の負担と残業代の負担両方を減らすことができました。
長年の習慣で紙運用が定着している企業がまだ多くあると思いますが、結果が変わらなければ、より負担の少ないペーパーレス会議に勝るものはないと思います。

ペーパーレス会議のメリット

会議は意見共有の場でかなり重要なものではありますが、発言者が決まっていたり上位役職者の鶴の一声で決定がひっくり返ったりすることがあり、有意義ではなくなっているものも多いようです。そういった問題点の一つに会議資料を作成するのに時間がかかりすぎてしまうというものがあります。この問題はペーパーレス会議が解決することができます。
ペーパーレス会議はその名の通り印刷した紙の資料を使わない会議のことです。そのため会議資料は軽量化されることが多く、事前にクラウド上で共有しておく場合もあります。会議の時にきちんとした資料を用意し、人数分にまとめ端をホチキス等で留めるのは結構時間がかかる作業です。特に人数が多い会議になると印刷する枚数も多くなるため、その分人手がかかってしまいます。大事な会議では抜け漏れがあっては困るためその確認もする必要があります。
ペーパーレス会議は紙での資料を用いた会議に比べると、現代的なITを駆使した会議だと言えます。共有フォルダやクラウドサーバーに資料を保管することで、だれでも資料を見ることができ、会議終了後には各自がコメントを残し、テキストに注釈を入れることもできます。テレビ会議等の遠隔地での会議にも相性が良く、ペーパーレスを徹底することで会議の幅も広がります。
ペーパーレス会議はメリットがたくさんある方法と言えるでしょう。

経費の削減にも繋がるペーパーレス会議

ペーパーレス会議のメリットとして1番わかりやすいのは経費の削減です。紙代と印刷代は当然の事ながら、会議後の資料をまとめるファイルも削減できますし、物理的な削減以外にも印刷やファイルをする時間、人件費の削減にもなっています。ではどのように会議を行えば質を落とさずにできるかを考えてみます。
ベストなのはノートパソコンやタブレットの使用です。各参加者が普段から使っているのであれば、大きな経費をかけずにすぐに対応する事が可能です。データで用意した資料をそれぞれにクラウドサーバーにアップしておき、確認しながら会議を行えば紙を使う会議とほとんど変わらないクオリティで行う事ができるでしょう。フォルダ分け等の整理ができていれば探す手間も省けるし、会議後の資料保管も非常に便利です。またクラウド上なら、紙に比べて重要部分に色をつけたり画像を使ったりと資料自体の質を上げる事も可能だと考えます。
クラウド上で行うペーパーレス会議で問題なのはそういった端末を所持していない場合です。会議だけのために用意するのはコスト的に厳しいと思われます。その場合は大型のモニターを使用してはどうでしょうか。参加人数にもよりますが小規模であれば、ペーパーレス会議ならそれほど大きくないモニターでも全員が読める資料を映す事ができると思います。


これからの企業会議はクラウドでペーパーレス会議を実現していくことが求められます。それがクラウドを活用した会議がスタンダードとなりますので、はやいうちから導入しておくことをおすすめいたします。

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UPDATE LIST

2017年01月06日
ペーパーレス会議がもたらすメリットを更新しました。
2017年01月06日
タブレットで資料を見やすくできるを更新しました。
2017年01月06日
スリムでスマートなペーパーレス会議を更新しました。
2017年01月06日
ペーパーレス会議でコスト・リスク対策を更新しました。
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